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EL MANUAL DE CUMPLIMIENTO COMO CORAZÓN DE LA EMPRESA

Por: Yadira Rivera, Especialista en Auditoría y Procesos

Este 2020 muchas Entidades tendrán que iniciar su proceso para Renovación del Dictamen Técnico, y aunque ya han pasado dos procesos de esta obligación, siempre existen nuevos requerimientos por parte de la autoridad que generan dudas e inquietudes en las Entidades. Además, el Manual de Cumplimiento debe dar respuesta clara a ¿Qué? ¿Cómo? ¿Cuándo? ¿Dónde? ¿Por qué? y ¿Quién? e incluir el tema de Enfoque Basado en Riesgos en su contenido o como un anexo de este documento.


Cada Entidad deberá establecer sus propias políticas, criterios, medidas y procedimientos que utilizarán al interior de la Entidad para prevenir el lavado de dinero y el financiamiento al terrorismo, estas deben comunicarse claramente a todo el personal de las Entidades teniendo en cuenta que este documento tiene precedencia por encima de otros documentos empleados en el área de operaciones, ya que proporciona los conocimientos y/o directrices necesarias para llevar a cabo la toma de decisiones o para la interpretación y/o verificación de toda la información dentro de la Entidad, recuerda que este documento es la guía indispensable que toda Entidad Financiera debe tener, comunicará primordialmente a todos tus colaboradores cuales son los criterios para seguir al momento de celebrar una operación, cuales podrían ser las señales de alerta con cada cliente, a que obligaciones deben de dar cumplimiento, los periodos de tiempo así como las especificaciones de la presentación de reportes y obligaciones, etc., y todo lo que se encuentre asentado dentro de este documento se vuelve de carácter obligatorio para la entidad.


Es importante señalar que el manual de cumplimiento es un documento que tiene continuidad dentro de las entidades, independientemente de los movimientos dentro del personal, los cambios en la forma de operar o incluso en los productos que ofrecen, teniendo como premisa que, si bien algunos de estos cambios deben asentarse dentro del manual una vez que se realicen ante la autoridad, su contenido después de cada actualización o modificación debe darse a conocer a todo el personal de la entidad ya que no pretende burocratizar su contenido, sino más bien asegurar la aplicación y conocimiento de las normas que deben seguirse para el buen funcionamiento de la entidad.


Por lo que el manual debe estar hecho a la medida de tu entidad, es decir, acorde con los servicios, productos y operaciones que realices, no se trata de copiar y pegar lo señalado en las Disposiciones de carácter General, si bien tu Manual debe hacer referencia a todos y cada uno de los puntos señalados en estas y tener como base la misma estructura (capítulos, subcapítulos, apartados, anexos, etc.), también es importante desarrollar los criterios y procedimientos describiendo la operación de tu entidad, así como señalar los aspectos que no te apliquen, ya que esto sirve a la autoridad y más que nada a tus colaboradores, como base para entender la operación y estructura de tu entidad.

Para desarrollar tu manual de cumplimiento es importante contar con el apoyo de todas las áreas de la entidad ya que estas son las que nos proporcionan la información documental para el establecimiento de los procesos en cada uno de los servicios, productos y prácticas operativas, así como en los procesos de atención al cliente y/o usuario y cómo es que se da cabal cumplimiento a lo establecido por la autoridad, lo que a su vez nos permite tener un panorama general acerca de la operación de la entidad y los riesgos a los que se podría estar expuesto en caso de que alguno de los procesos no lleve a cabo como se requiere.


En resumen, el manual de cumplimiento no solo constituye el cumplimiento de la normativa si no que busca lograr objetivos bastante claros como:


· Contar con políticas, criterios, medidas y procedimientos que mitiguen los riesgos en las Entidades.


· Servir como herramienta para facilitar el aprendizaje y designación de funciones preventivas de los funcionarios de las Entidades.


· Servir como guía de funciones de las Estructuras Internas de las Entidades.


· Ser una guía para el conocimiento de la operación de las Entidades de acuerdo con sus productos y servicios para todo el personal de la Entidad, desde los directivos, funcionarios o accionistas hasta el personal operativo y de apoyo dentro de la Entidad.


Y de esta manera cumplir con lo establecido por la autoridad, así como asegurar un funcionamiento eficaz por parte de cada una de las áreas que la integran, incrementando el nivel de adecuación de las normas vigentes en PLD/FT con EBR de acuerdo con lo requerido por la autoridad en todos los niveles de la entidad.

Si deseas que tu Manual de Cumplimiento sea una fuente de consulta efectiva y tu mejor aliado para mejorar el cumplimiento de tu entidad, podemos ayudarte capacitándote para que ti mismo hagas las actualizaciones a tu manual.


¡Estamos para apoyarte!


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